행사기획자는 전시회, 박람회, 시사회, 엑스포, 컨퍼런스, 세미나, 포럼, 정기총회, 국제회의, 축제, 판촉행사, 시상식, 개막식 등 각종 행사를 기획하고 조직하며 진행하는 일을 담당한다. 전시회나 박람회를 기획하는 경우 전시기획자로, 컨퍼런스, 세미나, 포럼 등의 회의를 기획하는 경우 회의기획자로, 문화행사나 개막식 혹은 이벤트 등을 기획하는 경우 이벤트기획자로 불린다.

행사기획자는 협의회나 회의, 컨벤션 등의 행사 개최를 논의하기 위해 업계협회, 전문협회 및 기타 집단과 만나며 행사의 범위 및 형식을 계획하고 예산을 편성하며 행사 관리 절차 및 진행사항을 수시로 모니터링한다. 참가자에 대한 숙박 및 운송, 콘퍼런스 및 기타 시설, 연회, 표시물, 디스플레이, 통역, 비디오, 오디오 장비, 인쇄물 및 보안과 같은 행사서비스를 총괄하며 참가자 등록을 조직화하고 프로그램 및 홍보자료를 준비하고 행사를 선전한다. 또한 행사에 필요한 행사 지원자를 고용하고 교육시키며 감독한다.

행사기획자는 광고대행사의 이벤트 부서에 취업하거나 이벤트 전문회사 혹은 행사기획사, 전시·행사 전문기획업체 및 컨설팅업체, 호텔 등의 숙박업체로 취업이 가능하다. 최근에는 행사기획뿐 아니라 마케팅, 홍보로까지 역할이 확대되고 있다. 평균적인 행사기획자의 연봉은 약 3,469만원으로 상위가 4,000만원~5,280만원, 하위가 1,680만원~3,000만원으로 집계가 되었다. 이는 근무하는 회사의 규모와 근무조건 및 경력에 따라 차이가 있다.

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