일을 잘한다는 것은 곧 준비를 잘한다는 것이다
남들보다 10분 일찍 퇴근하면서도 결과를 내는 사람들의 비밀
회사에서 일을 하다 보면 열심히는 하는 것 같은데 늘 허둥대고 언제나 업무에 치여 사는 사람들이 있다. 반면 비슷한 업무를 하는데도 항상 다른 사람보다 10분 먼저 퇴근하면서 여유롭게 일을 해내는 사람들도 있다. 이 두 사람의 차이는 무엇일까? 바로 여유롭게 일을 해내는 사람들은 항상 준비에 시간을 투자한다는 것. 실제로 그들은 준비에 시간을 들일수록 작업 시간이 짧아진다는 것을 아주 잘 알고 있다. 그래서 어떤 일이 들어와도 ‘준비는 철저하게, 일의 속도는 빠르게’라는 자세를 유지한다. 결국 이들은 아무리 시간이 없고 일이 많아도 결국 자신의 속도대로 늘 좋은 결과를 만들어낸다.
뛰어난 준비 능력 하나로 일본 최고의 유통기업 리쿠르트의 말단 직원에서 대표까지 올라간 저자는 자신도 과거에 ‘마감 시간’을 제때에 못 지켜 곤란했다고 한다. 일을 열심히 하다 보니 예상보다 시간이 오래 걸리는 건 예사였고, 방향성이 달라 처음부터 일을 다시 하는 때도 많았다. 그러다 일 잘하는 선배의 업무 습관을 관찰한 뒤 자신에게 부족한 것은 ‘준비’였다는 것을 깨달았다. 그때부터 일에 몰두하기 전에 사전 준비를 하는 데 시간을 들였고, 그러다 보니 모든 일이든 제때에 잘해내는 ‘일 잘하는 사람’이 되었다.
어떻게 ‘잘’ 준비하는 지 알려주는 최고의 책!
업무를 시작하기 전에 하는 준비는 이런 것이다!
그렇다면 어떻게 ‘잘’ 준비를 해야 할까? 《업무의 90%는 준비에서 결정된다》에서 저자는 크게 두 가지만 알아도 준비에 필요한 90퍼센트는 해결된다고 한다. 첫 번째로 업무가 생기면 전체를 그려보고, 작업을 나누고, 작업별 소요 시간을 계산해야 한다는 것이다. 특히 저자는 소요 시간을 중요하게 생각하는데, 소요 시간이 작업 관리의 본질이라고 여기기 때문이다. 조금 덜 완벽해도 소요 시간 안에 과제를 끝내지 않으면 어떠한 일도 소용이 없다. 소요 시간을 잘 계산하기 위해서는 먼저 5W1H 방법을 통해 전체를 그려야 한다. 그리고는 해야 할 업무들을 나열한 뒤 주 작업, 부수 작업, 낭비 작업으로 나눈다. 이 두 과정이 선행되면 작업 대부분의 소요 시간을 명확하게 알 수 있다.
두 번째는 ‘일정 짜기’이다. 치밀하게 계산된 소요 시간과 잘게 나눈 작업들을 바탕으로 스케줄을 찌는 단계다. 주 작업, 부수 작업, 낭비 작업으로 나눠 프라임(Prime) 시간대에 중요한 것 순서대로 분배한다. 그러고는 각각 업무의 ‘나만의 마감 기한’을 정한다. 중요하지 않은 작업들은 자투리 시간을 만들어 처리한다. 일정을 세울 때 자투리 시간까지 포함시켜야 함은 당연하다.
어떤 일이든 시작하기 전에 위의 과정으로 준비에 시간을 들인다면 마감 기한 안에 못 해낼 일은 없을 것이다. 이 단계는 몇 번만 반복하면 자연스럽게 무의식에 기억된다. 그때 당신은 어떠한 스트레스 없이 자연스럽게 일을 해내는 자신을 발견하게 될 것이다.
이 외에도 업무 시작 전 1분 준비법, 업무 우선순위 점수 매기는 법, 퇴근 시간 강제 당기는 법, 준비 방법을 일상생활에 적용해 여유를 갖는 일상 법, 갑자기 들어오는 업무를 준비하는 법, 준비를 한 후 실제 업무를 진행할 때 순조롭게 하는 방법 등 당장 써먹을 수 있는 수많은 팁도 소개한다. 또한 이 책은 바쁜 직장인들을 위해 곁에 두고 볼 수 있도록 매 꼭지마다 핵심 내용을 일목요연하게 도식화한 일러스트를 담았다. 회사 생활하면서 어려움에 직면할 때마다 책을 꺼내들어 본인에게 필요한 내용을 본 뒤, 그대로 실천하기만 하면 된다. 이 한 권만 가지고 있으면 회사에서의 어떤 어려운 상황이 와도 여유 있게 대처해낼 수 있는 것이다.
열심히만 일하는 사람이 제일 쓸모없다
업무도 여유롭게! 일상도 여유롭게!
이제 몸을 불살라가며 야근으로 회사에 대한 충성을 증명하는 시대는 끝났다. 일에 앞서 여유 있게 준비를 잘하는 사람만이 ‘일 잘하는 사람’, ‘함께하고 싶은 직장 동료’로 취급받는다. 이를 위해 회사원이라면 반드시 ‘준비 능력’을 키워야 하며 《업무의 90%는 준비에서 결정된다》는 신입사원, 입사 3~5년차 직장인에게 최고의 필독서라고 하겠다. 이 책을 늘 가까이 하여 회사 생활도 여유롭게, 일상도 여유롭게 완전히 다른 인생을 살아보는 건 어떨까. 새로운 날들이 펼쳐질 것이다.
