지금 하는 일의 목표는 무엇인가?
가장 중요한 문제에 시간을 쓰고 있는가?
저자는 소프트뱅크 손정의 회장 곁에서 비서실장으로 일하며 시간 관리 노하우를 확립했으며, 이후 자신의 회사를 창업한 후에도 소프트뱅크에서 습득한 시간 관리법을 접목하여 기업 경영에 활용하였다. 1년 집중형 영어 회화 프로그램 ‘토라이즈’를 창업하며 저자는 장시간 노동이 일상인 영어 학습 업계에서 야근이 거의 없는 회사를 실현해냈다. 전 직원이 매일 정시 퇴근하면서도 서비스 시작 1년 만에 흑자를 달성하고, 수강생 수는 1,500명에 달할 정도로 회사가 급성장하자, 많은 이들이 그의 생산성 높은 시간 관리 비결에 주목하기도 했다.
손정의 회장은 가장 먼저 명확한 목표를 세우고, 목표를 위한 계획을 세분화하며, 계획을 실천하기 위해 매일, 매시간 무엇을 해야하는지 구체적인 행동 목표를 생각한다. 일이 완성되어야 하는 시점부터 역산하여 해결해야 할 과제를 정리하고, 대략의 스케줄을 가늠한 뒤, 미팅 일정을 잡으면서 본격적으로 시작하는 것이다. 이때 수행 과제를 구체적으로 주간 일정에 추가해야만 한다. 일정에 넣지 않으면 행동할 수 없고, 행동하지 못하면 당연히 아무것도 성취하지 못하기 때문이다. 목표를 이루는 구체적 시간 관리는 막연했던 계획을 하루와 주간의 실천 사항으로 연결함으로써 가능해진다.
목표를 이루기 위한 우선순위에 따라 일정을 유연하게 조정하는 것도 주효한 방법이다. 우선 언제까지 무엇을 달성한다는 대략적인 마감 시한을 정하고, 그다음 커다란 목표를 향해 돌진한다. 단, 착각하지 말아야 할 점은 목표를 향해 일직선으로만 나아가서는 안 된다는 것이다. 목표로 삼을 산을 정했다면 진행 경로나 수단은 유연하게 바꾸면서 가야한다. 지금처럼 변화무쌍한 시대에 처음부터 한 가지의 정답을 찾아내기란 불가능하다. 비즈니스에서도 변화의 속도가 매우 빠르다. 즉, ‘무엇을 선택해야 하는가?’라는 우선순위가 시시각각 달라진다. 일단 무엇을 할지 정한 뒤에라도 우선순위를 바꾸는데 주저하지 말고, 무엇을 줄일지를 고민해야 한다. ‘지금 정말로 해야 할 일은 무엇인가?’를 항상 의식하라.
10초의 판단, 15분의 집중, 1주일의 계획
시간을 관리하는 사람이 아니라,
시간을 다루는 사람이 돼라!
소프트뱅크의 손정의 회장은 직원들에게 항상 “10초 이상 생각하지 마라!”고 말한다. 10초간 생각해도 모르겠다면 그 이상 혼자 생각한들 답은 나오지 않으니 다른 사람과 논의하거나 다른 사람의 의견을 들어야 한다는 의미다. 혼자 일을 쥐고 있지 말라. 업무에 병목 현상이 일어난다. 혼자 고민하는 시간만큼 쓸데없는 것도 없다. 재빨리 다른 사람의 지혜와 정보를 빌려, 빠르게 의사결정하고 일을 추진하는 것이 능력이다. 목표를 달성하는 데 필요한 재료를 가진 사람을 찾아내고, 그들의 힘을 능숙하게 활용해 회사나 팀 전체의 성과를 최대로 올리는 사람이 바로 요즘 시대가 요구하는 인재다.
또한 시간을 효율적으로 사용하려면 업무 일정은 ‘15분’을 최소 단위로 하여 짠다. 처음부터 30분이나 1시간 단위로 계획을 세우면 불필요한 시간이 포함될 가능성이 있다. 처음부터 큰 단위를 전제로 하지 말고, 작은 시간을 기본 단위로 삼아서 한 가지 업무 당 소요되는 최소 시간을 배분하는 것이 가장 좋다. 어렵거나 귀찮은 일일수록 잘게 쪼개면 착실하게 앞으로 나아갈 수 있다. 게다가 인간이 쉬지 않고 한 가지 일에 집중하는 시간에는 한계가 있다. 오랜 시간 똑같은 작업을 계속해봤자, 집중력이 고갈되어 효율이 떨어진다.
회의 일정도 보통 1시간으로 잡는 경우가 많은데 정말 1시간이나 필요할지 생각해볼 필요가 있다. 회의의 목적은 결론을 내는 데 있다. 결론을 내는 데만 집중하면 15분이나 30분 안에 끝나는 회의도 얼마든지 있다. 지금까지 습관적으로 1시간 단위로 짰던 일도 정말 이만큼의 시간이 필요할지 의심해 보길 바란다.
마지막으로 일을 확실하게 끝마치기 위한 대원칙은 일정을 ‘1주일’ 단위로 짜는 것이다. 당장 눈앞에 있는 업무를 다음 주나 다다음 주 일정에 넣어서는 안 된다. 일정을 2주 이상으로 나누면 반드시 미루게 된다. ‘다음 주까지 하라’는 말을 듣고 오늘 바로 시작하는 사람은 없다. 오늘은커녕 이번 주 안에도 시작하지 않는다. 여유가 있다고 생각하고 미루게 되는 것이다. “다음 주까지 부탁해요”라고 하지 말고, 반드시 이번 주중으로 날짜를 지정하라. 그리고 다음 주가 되면 다시 새롭게 1주일 일정을 짜면 된다.
업무 일정 외에 개인 일정도 1주일 일정 중에 넣어야 한다. 저자는 회식이나 술자리 일정은 무조건 수요일에만 넣고, 다른 요일은 무조건 곧장 귀가해 가족과 함께 보낸다고 한다. 월요일 저녁은 무조건 독서 모임이나 세미나 스케줄을 잡는다던지, 자기계발과 휴일도 확실하게 1주일 일정에 넣는다. 1주일 안에 업무와 가정, 그리고 자신을 위해 사용하는 시간의 틀을 각각 정해두라. 일정 관리란 단지 일하는 시간을 관리한다는 의미가 아니다. 우리 인생 전체의 시간을 관리하고 장기적으로 생애 시간을 관리해야 일정을 관리하는 의미가 있다. 24시간 안에 인생의 포트폴리오를 배치하라.
▶▶▶ 목표를 실행하는 시간 관리 전략
1. 10초 이상 생각하지 말라: 혼자 10초간 생각해도 모르겠다면, 그 이상 생각한들 답은 나오지 않는다. 재빨리 다른 사람의 지혜와 정보를 빌려 일을 추진하라. 일이란 10초의 판단이 축적된 것이다.
2. 업무 일정은 15분 단위로 세워라: 처음부터 1시간 단위로 계획을 세우면 불필요한 시간이 포함될 수 있다. 15분 단위로 업무 시간을 쪼개고, 15분간 집중해서 일하기를 훈련하라. ‘이 일은 정말 1시간이나 필요한가?’ 의심하라.
3. 일정은 1주일 단위로 관리하라: 1주일 안에 일을 끝내지 않으면 미루게 된다. 무엇을 목표로 하고, 실행하는지, 1주일 단위로 한눈에 관리해야 일을 끝마칠 수 있다. 다음 주가 되면 다시 새롭게 1주일 일정을 짜라. ‘다음 주까지 하라’는 말을 듣고 오늘 바로 시작하는 사람은 없다.
