책 속에서

이처럼 어떤 메시지를 전달할 때는 상대방이 행동으로 옮길 수 있는가, 실천할 수 있는가, 습관화할 수 있는가를 최우선으로 염두에 두어야 한다. 특정 ‘동작’으로 옮길 수 있는지 아닌지가 중요하다는 말이다. ‘설명 잘하는 법’을 주제로 교육을 진행할 때 이 질문에 대한 답을 나름대로 설명해 보라고 테스트를 해 보면 약 80퍼센트의 수강생이 ‘동작’을 이끌어 내는 답을 내놓지 못한다. _본문 22쪽

그간 수많은 수강생을 대상으로 교육을 진행하며 절감했던 건 설명하는 사람이나 설명을 듣는 사람 모두 ‘개수’를 경시한다는 점이었다. 그러다 보니 설명하면서 점점 더 항목을 추가하거나 개수가 늘어도 괜찮다고 넘어가는, 이른바 ‘과잉형 인간’이 양산되고 만 것이다. 설명하는 사람 입장에서 말하면 ‘정보량이 넘쳐 설명할 때 전달력이 떨어진다’는 뜻이고, 설명을 듣는 사람 입장에서 말하면 ‘다량의 정보를 빠짐없이 기억하려 하다 보니 쉽게 실천으로 이어지지 않는다’는 뜻이다. _본문 36쪽

지나치게 많은 개수로 설명하려는 경향이 있는 ‘과잉형 인간’이라면 당연히 3가지로 추리는 게 쉽지 않다. 대표성에 대한 감각이 없는 ‘망라형 인간’이기 때문이다. 망라하는 성향이 강한 사람일수록 ‘3가지만 고를 순 없어, 아직 이걸로는 부족한데 어떻게 설명해’라고 되뇌며 고민한다. 단적으로 설명하는 데에 능숙한 사람은 애초에 그런 고민을 하지 않는다. 개수가 많아도 어차피 잊어버리면 그만이라는 걸 알기 때문이다. 모든 걸 망라하는 설명은 자기만족을 위한 것이지 상대방을 위한 것이 아니다. ‘이 3가지면 된다’는 말에 지레 겁먹을 필요가 없다. ‘망라성’과 ‘대표성’이라는 대조적인 두 개념을 알고 있어도 ‘설명을 못하는 사람’이라는 오명을 벗을 수 있다. _본문 50~51쪽

우리는 보통 ‘한두 가지’만 주어져서는 ‘안다’는 느낌을 얻지 못한다고 생각한다. 한두 개로 끝날 리가 없다고 생각하는 것이다. 하지만 1부에서 강조한 것처럼 이상적인 개수는 딱 3가지다. 3가지를 열거하고 나면 이 정도로 충분하다는 심리가 작용해 설명을 종결하기가 쉬운 반면, 4가지를 넘어가면 끝을 예상하기가 어렵다는 반대 심리가 작동하기 때문이다. _본문 62~63쪽

정보도 마찬가지다. 정보 홍수의 시대에 살면서 우리는 마음만 먹으면 거의 무한대로 정보를 수집할 수 있다. 하지만 정보가 지나치게 많아 흡사 지저분한 방처럼 무질서하게 널려 있다면 정리하고 싶은 마음이 싹 가신다. 정보를 자신이 감당할 수 있는 양만큼 줄이는 것이 중요한 이유다. ‘종이 한 장’이라는 제약에 따라 필수적인 정보만 간추리고 요약하는 작업은 ‘정보를 줄이는’ 과정으로 볼 수 있다. 일례로 회의의사록을 ‘엑셀1’ 양식에 작성한다면 포함시켜야 할 정보는 모든 발언이 아니라 특히나 중요하다고 판단한, 선별된 정보다. ‘엑셀1’을 작성하면 정보가 자연스레 줄어들면서 자신이 다룰 수 있는 양만 남는다. _본문 76쪽

‘생각을 정리한다’ 단계에서 개수를 3가지로 줄이는 이유는 뭘까? 가령 병원 접수대 직원이 “이 양식에 이름, 주소, 전화번호를 써 주세요”라고 말하면 누구나 금방 써 낼 것이다. 3가지 항목이라 알기 쉽고 기억하기 쉬워 곧바로 행동으로 옮길 수 있기 때문이다. 그런데 “여기에 이름, 주소, 메일 주소, 전화번호, 생년월일, 혈액형, 알레르기 유무, 검사 희망 날짜를 써 주세요”라고 연달아 물으면 어떨까? ‘이름, 주소, 전화번호, 그리고… 음, 뭐였지…?’ 하고 몇 가지는 금세 잊어버릴 것이다. 상대방이 여러분의 설명을 이해하고 기억하고 행동으로 옮기길 원한다면 3가지로 줄일 수 있어야 한다. 게다가 3가지를 선택하다 보면 전체 그림을 파악하는 감각도 기를 수 있다. _본문 127쪽

마지막 단계인 ‘전달한다’에서도 활용 가능한 요령은 많다. 그 중에서도 가장 유용한 방법 한 가지를 들자면 설명을 시작할 때 ‘포인트는 3가지입니다’라고 곧바로 개수를 밝히는 것이다.

가령 상사에게 업무 보고를 한다면 ‘말씀드리고 싶은 포인트는 3가지입니다, 우선 첫 번째는…’ 등으로, 기획서 프레젠테이션이라면 ‘이번 기획의 포인트는 크게 3가지입니다. 우선 첫 번째는…’ 등으로 핵심 정보의 가짓수를 밝히며 바로 본론으로 들어가는 것이다. 이렇게 설명 초반에 정보의 개수를 알려 주면 설명이 자연스럽게 이어질 뿐만 아니라, 무엇보다 설명의 ‘전체상(일람성)’을 한눈에 보여 줄 수 있다._본문 149쪽

한번은 많은 사람이 모이는 임원 보고 회의에 오랜 시간 자리를 지키면서 다양한 사람들의 보고 스타일을 관찰할 기회가 있었다. 이 자리에서 나는 보고를 명확하게 잘하는 사람과 보고에 서투른 사람의 특징을 파악할 수 있었다. 보고에 능한 사람은 ‘어떤 동작’을 열심히 해 보이는 반면, 서투른 사람을 그 동작을 게을리하고 있었던 것이다. 대체 어떤 동작이었을까? 이 역시 여러분도 익히 알고 있는, 너무 간단한 동작이라 정답을 알면 허탈할지도 모르겠다. 그것은 바로 다음 동작이다. 손가락으로 가리켜 설명한다. 짧은 시간 내에 군더더기 없이 보고하는 사람은 대부분 준비해 온 자료의 해당 내용을 적시에 가리키며 ‘이 점에 대해 설명하겠습니다’ 하고 동작을 해 보였다. 반면, 보고가 영 지지부진하고 본론이나 요점이 무엇인지 도무지 알 수 없게 설명하는 사람은 거의 예외 없이 ‘손가락 지시’를 게을리하고 있었던 것이다 _본문 170~171쪽

들어가는 글 …10

PART 1 당신이 설명을 못하는 3가지 이유

‘동작(動作)’이 아닌 ‘동사(動詞)’를 쓰기 때문이다

‘동사(動詞)’와 ‘동작(動作)’은 다르다 …19

비즈니스 세계는 동사가 80퍼센트를 차지한다? …23

당신도 ‘동사형 인간’일지 모른다 …25

동사 표현을 쓸 때 생기는 3가지 문제 …26

주목받는 직원이 되는 방법 …27

무책임한 설명은 안 하느니만 못하다 …29

설명을 못하는 이유는 바로 ‘동사’ 때문이다 …31

‘개수’가 너무 많기 때문이다

아는 것과 실천하는 것은 별개다 …34

왜 알고 있는 정보도 써먹지 못할까? …37

기억력이 나쁜 사람을 위한 기억법 …39

필요한 정보만 골라내라 …40

주변에 ‘과잉형 인간’이 있는가? …44

‘정보를 빠짐없이 전달하려고’ 하기 때문이다

어디까지 설명해야 될까? …47

하고 싶은 말이 정리되지 않는 진짜 이유 …49

정보를 ‘버리는 용기’가 필요하다 …50

일단은 줄여라 …52

PART 2 알아듣기 쉬운 설명의 3가지 조건

‘안다’는 건 무엇일까? …58

몰라도 ‘아는 체’ 하라 …61

알아듣기 쉬운 설명의 3가지 조건 …62

설명은 3단계로 하라 …65

어수선한 정보를 정리하는 방법 …66

정보를 시각화하라 …67

‘종이 한 장’으로 요약하라 …72

‘단판 승부’에 모든 걸 걸지 말라 …74

불필요한 정보는 과감하게 쳐내라 …75

반드시 아웃풋하라 …77

쓸모없다면 버려라 …79

취사선택이 어려운 데는 이유가 있다 …84

‘알아듣기 쉬운 설명’을 위한 3단계 …86

PART 3 알아듣기 쉬운 설명을 위한 3가지 방법

3가지가 기본이다 …94

‘3가지 관점’으로 정보를 정리한다

상대방을 쉽게 파악하는 방법 …97

3C를 중심으로 정보를 정리한다 …99

‘일본 1위 웹사이트’는 이렇게 탄생했다 …100

일단 쓰고 보자 …103

‘시간·공간·사람’을 중심으로 정보를 정리한다 …108

‘머리·마음·몸’을 중심으로 정보를 정리한다 …112

일단 시작하면 만사가 일사천리다 …117

‘3가지 틀’로 생각을 정리한다

몸을 움직이면 생각도 움직인다 …124

‘3가지’의 마력 …127

‘Why·What·How’로 생각을 정리한다 …130

‘과거·현재·미래’로 생각을 정리한다 …137

‘송(松)·죽(竹)·매(梅)’로 생각을 정리한다 …141

‘그림 설명’이 어려운 이유 …144

‘3가지 동작’으로 전달한다

‘포인트는 3가지입니다’ …149

‘설명력’을 기르는 가장 빠른 지름길 …151

설명을 잘하는 사람은 제때 말을 끊을 줄 안다 …153

설명력을 길러주는 3가지 ‘동작’ …156

‘전달한다’를 동작으로 바꾸는 가장 간단한 방법 …157

일류 선수는 왜 정해진 동작을 반복할까? …160

보여 주면 설명이 쉬워진다 …162

종이 없는 사무실이 커뮤니케이션을 망친다 …165

설명을 잘하는 사람이라면 반드시 하는 ‘동작’ …169

손가락 하나로 청중을 장악하는 ‘시선 매니지먼트’ …171

나가는 글 …176

부록 알아듣기 쉬운 설명을 위한 ‘엑셀1’ 워크시트

지은이 | 아사다 스구루 浅田 すぐる

리쓰메이칸대 재학 중 캐나다 브리티시컬럼비아대로 유학을 떠났다. (주)토요타 자동차 입사해 해외영업부에서 근무했으

며 미국 지사를 거쳐 6년간 웹사이트 총괄 업무를 담당했다. 토요타 웹사이트 개편 작업을 총괄해 기업 사이트 랭킹 일본 1위를 차지하는 쾌거를 거두었다. 이후 일본 최대 비즈니스 스쿨인 (주)글로비스로 자리를 옮겨 교육 콘텐츠 개발 및 기획을 담당했다. 1인 기업으로 독립한 현재, “‘쉽게 전달되는’ 사고 × ‘한장’ - 1 sheet Frame Works”라는 명칭의 독자적인 교육 프로그램을 개발해 일본 내에서 큰 반향을 얻고 있다.

옮긴이 | 정혜주

책을 통해 또 다른 세계로 여행을 떠날 수 있다는 점에 매혹되어 편집자의 세계에 발을 들여놓았으나 텍스트가 주는 압박에 고군분투하는 삶을 살고 있다. 다음 생에는 놀고먹으며 취향의 독서에 빠져보는 것이 유일한 꿈이다. 서울여대 일문학과와 한국외대 일본어교육대학원에서 수학했으며, 옮긴 책으로는 『나에게는 지우고 싶은 기억이 있다』, 『말하지 않고 이기는 법』, 『좋아하는 일만 하며 사는 법』, 『내가 있을 곳이 없다고 느낄 때』, 『회계사는 보았다!』 등이 있다. 

당신이 설명을 못하는 건

‘3가지 이유’ 때문이다

자신을 지적인 사람으로 포장하고 싶어 하는 사람은 설명할 때 일부러 추상적이고 모호한 ‘동사’만 골라 쓴다. 저자는 상대방의 즉각적인 실천을 가로막는 애매모호한 동사 표현이 비즈니스 커뮤니케이션의 80퍼센트를 차지한다고 말한다. 그리고 누구나 지금 당장 실행으로 옮길 수 있을 만큼 단순한 표현을 구사하는 것, 즉 ‘동사형 인간’에서 탈피하는 것이 설명을 잘하기 위한 첫 번째 길이라고 조언한다. 메시지를 전달할 때는 상대방이 행동으로 옮길 수 있는가, 실천할 수 있는가, 습관화할 수 있는가가 관건이라는 것이다. 그러려면 상대방의 구체적인 실천을 이끌어 낼 수 있는 ‘동작’ 표현을 구사할 수 있어야 한다고 말한다.

정보량이 넘치는 것도 문제다. 설명을 못하는 사람은 상대방을 설득하는 데 역부족일 듯싶어 설명 중에 항목을 속속 추가하며 정보량을 점점 늘리는 경향이 있다. 그러다 보면 설명도 장황해지고 방향도 잃게 마련이다. 설명을 듣는 사람은 다량의 정보를 빠짐없이 기억하려다 보니 오히려 머릿속에 남는 게 하나도 없다. 쉽게 실천으로 이어지지 않는 것도 당연하다. 저자가 ‘과잉형 인간’에서 탈피하라고 조언하는 이유다.

정보를 하나도 빠짐없이 집대성해 전달하려는 욕심도 화를 부르기는 마찬가지다. ‘망라성’에 얽매이면 정보를 수집하는 데만 열을 올린다. 정작 어디서부터 어디까지 전달해야 할지 갈팡질팡하다 수집한 정보를 나열하는 데 힘을 다 쏟고 만다. 정보를 재량껏 소화해 재량껏 전달하는 것도 미덕이다. 그러려면 불필요한 정보를 ‘버리는 용기’가 필요하다. 이처럼 정보를 판별해 ‘재구성하는’ 단계는 설명에 나서기 전에 선행해야 할 필수적인 과정이다.

3.3.3 원칙만 알면

누구나 알아듣기 쉽게 설명할 수 있다

사실 정보는 재구성하는 방법은 간단하다. 종이 한 장에 요약해 전체 정보가 ‘한눈에 보이도록 시각화’하면 된다. 이 과정에서 유사한 정보는 합쳐지고, 없어도 무관한 정보가 드러난다. 정보에 저절로 우선순위가 매겨지고 취사선택도 가능해진다. ‘대표성’과 ‘일람성’이 극대화돼 정보를 파악하기가 쉬워지는 것이다. 알고 보면 정보가 체계적으로 짜임새를 갖춰 가는 고도의 사고 정리법이지만 이처럼 간단한 ‘동작’으로도 누구나, 얼마든 실천 가능하다.

정보는 3가지로 줄이는 것이 가장 이상적이라는 게 저자의 지론이다. 이 단계를 어떻게 거치느냐에 따라 설명의 질이 달라지고 상대방의 이해도도 달라진다. 하지만 ‘3가지’의 마력은 비단 정보를 줄이는 데만 해당되는 것은 아니다. 저자가 메시지의 핵심을 일관되게 숫자 ‘3’에 두는 데는 다 이유가 있다. ‘3가지 관점’에서 정보를 정리하고, ‘3가지 틀’에 맞춰 생각을 재구성하고, ‘3가지 동작’으로 메시지를 전달하는 ‘3단계’를 거치면 누구나 알아듣기 쉬운 설명을 할 수 있다는 것이 바로 저자가 직접 그 효과를 체험한 ‘설명 잘하는 법’이기 때문이다.

한 가지 알아 두어야 할 점은 이 ‘3가지’가 정형화된 공식이 아니라는 점이다. 저자는 어느 상황에서나 통하는 절대 공식 ‘3가지’가 있다고 설파하는 것이 아니라 탄탄한 ‘설명력’을 갈고닦는 데 가장 기본이 되는(그리고 가장 보편적이면서 효과적인) ‘3가지’를 전수하고 있다. 그러면서 가장 핵심적인 이 ‘3가지’의 논리를 알면 어떤 상황에서 어떤 설명을 요구받든 이를 자유자재로 변형하며 유연하게 사고를 전개할 수 있다고 말한다. 그리고 이런 유연성을 발휘할 수 있으려면 3.3.3 원칙을 알고 꾸준히 반복 훈련하는 것이, 그리고 이 훈련을 지금 당장 시작하는 것이 가장 빠른 지름길이라고 말한다.

수많은 독자와 수강생들의 후기가 입을 모아 전하고 있듯 저자의 메시지의 가장 큰 미덕은 바로 ‘머릿속 지식으로 사장(死藏)되지 않고 당장 써먹을 수 있는’ 실천 가능한 요령을 세세하게 제시한다는 것이다.

여기 그 구체적인 요령과 비결을 낱낱이 공개한다.